Deckungsbeiträge als Bewertungsgrundlage für Öffnungszeiten und Betriebserweiterungen

Wann setze ich meinen Ruhetag, welcher Tag rentiert sich am wenigsten. Sind meine Öffnungszeiten angemessen und rentiert sich die Durchführung bestimmter Sonderprojekte. In der Gastronomie stellt sich diese Frage immer wieder. Ihre Beantwortung hängt wesentlich davon ab, welche Bewertungskriterien man dafür heranzieht. Falsche Kriterien können hier schnell zu Fehlentscheidungen führen.

Der Ruhetag soll sich rentieren

Rentieren kommt von Rente, und damit ist die des Gastronomen gemeint. Einerseits natürlich der direkte Gewinn, also sein Einkommen bzw. seine Rendite. Es erscheint also sinnvoll, als Ruhetag einen solchen auszuwählen, der keine Rente einbringt oder sogar Verluste einfährt. Leider lassen sich diese aber selten vorhersehen. Außerdem könnte sich eine Kneipe auch in der glücklichen Lage befinden, dass der wirklich „schlechte Tag“ nicht einfach festzulegen ist.

Zum zweiten bedeutet Rente natürlich auch im landläufigen Sinn, dafür zu sorgen, dass der Inhaber gerade kleinerer Betriebe seine Rente noch erlebt und ihre Früchte genießen kann. Neben der eigenen Erholung fordert auch die  Familie ihren Tribut, sofern sie (noch) existiert. Außerdem muss eingekauft werden und die Verwaltung erledigt sein. Für einen Alleinunternehmer dreht sich also die Frage hin zur Auswahl, die irgendwann nötige Freizeit erkaufen zu müssen mit Personal, das er sich oft nicht leisten kann, oder alternativ die nötige Auszeit durch einen Ruhetag zu erreichen.

Was spricht gegen Ruhetage in der Gastronomie

Ruhetage sind bei der Kundschaft nicht sonderlich beliebt. Keiner außer der festen Stammkundschaft kann und will sie sich merken, bei Unsicherheit lässt man den Spontanbesuch lieber zugunsten anderer Möglichkeiten fallen: „hatten die nicht heute zu, oder war es morgen?“. Unsere schnelllebige Zeit hasst Schneidergänge, und man wählt dann lieber die sichere Variante. Derart eingeschliffene Denkmuster lassen sich hinterher nur schwer korrigieren, selbst wenn man sie nur saisonal einführt. Auch im später ruhetagfreien Sommergeschäft bleiben sie dem Kunden im Hinterkopf.

Ein geschlossenes Restaurant ist natürlich auch nicht erreichbar. Reservierungsanfragen oder andere Beratungswünsche laufen ins Leere und Gäste verfügen heute nicht mehr oft über die Geduld, ihr Anliegen zu verschieben. Der Erwartung quasi ständiger Bereitschaft ist auch die Gastronomie ausgesetzt, und der Kunde schert sich meist wenig um Rentabilitätsfragen.

Solche Probleme lassen sich leicht abfedern über entsprechende Ansagen auf Anrufbeantwortern, Weiterleitung zu erreichbarer Telefonnummer und ähnlichen Maßnahmen im Internet, die heute machbar sind und daher auch unbedingt wahrgenommen werden sollten. Dennoch sollte vor der Entscheidung für einen Ruhetag unbedingt auch die positive Alternative geprüft werden: Kann ich einen Betriebstag durch geeignete Marketing-Maßnahmen so umgestalten, dass er sich rentiert, selbst wenn ich dafür Personal einsetzen muss, um meine eigene Ruhezeit sicher zu stellen. 

Der Deckungsbeitrag als Kriterium zur Entscheidung über Ruhetage

Vor diesem Hintergrund wird das angemessene Bewertungskriterium solcher Fragen verständlicher. Ausschlaggebend sind nämlich keineswegs die reinen Umsatzzahlen. Dies betrifft sowohl die Bewertung einzelner Betriebstage, wie genauso einzelne Öffnungszeiten oder gerade auch Sonderprojekte, die zur Diskussion stehen. Umsatzzahlen mögen zwar einen ersten Anhaltspunkt geben und im Vergleich verschiedener Alternativen führen sie oft zum richtigen Ergebnis. Das angemessene Kriterium ist aber der Deckungsbeitrag. Die wissenschaftliche Meinung betreffend seiner korrekten Ermittlung füllen ganze Bibliotheksregale, für unsere Zwecke reicht es aber aus, seine Grundidee zu verstehen und umzusetzen.

Sobald Sie eine Entscheidung bezüglich einzelner Betriebsteile zu treffen haben, also nicht über den Gesamtablauf, kann auch rein wirtschaftlich die Betrachtung des Umsatzes allein in die Irre führen. Dabei kann es sich als Objekt um den einzelnen Ruhetag handeln, aber auch um eine Verlängerung oder Verkürzung der Öffnungszeiten oder eine andere Betriebserweiterung. Es handelt sich nämlich meistens um Entscheidungen, die die Fixkosten des Unternehmens wie Pacht, Versicherung, Energie, KfZ nicht oder kaum verändern. Diese bleiben gleich, egal wie die Entscheidung ausfällt. Nach der Grundidee der Deckungsbeitragsrechnung sollten solche Kosten daher auch keine Rolle bei dieser speziellen Entscheidungsfrage spielen.

In ihrer betrieblichen Gesamtkalkulation ermitteln Sie vereinfacht ihre Gesamtkosten, schlagen ihr Einkommen und die Steuern hinzu und wissen dann, wie viel Sie monatlich umsetzen müssen, um auf einen grünen Zweig zu kommen. Diese Summe durch 30 geteilt ergibt den Sollwert für ihren durchschnittlichen Tagesumsatz. Soweit bestimmte Tage diesen Wert nicht erreichen, liegt die Vermutung nahe, es wäre vernünftiger, sie wegzulassen, gerade wenn eine Entscheidung pro oder contra Ruhetag ansteht. Andererseits fällt damit aber auch ein entsprechender Teil des Monatsumsatzes insgesamt weg. Genau diese Summe könnte Ihnen am Monatsende zu ihrem Sollwert fehlen, insgesamt vielleicht nicht hoch, aber ihrem geplanten Einkommen entsprechend. Diese Fehlerquelle im Voraus abschätzen anstatt im Nachhinein mit Schrecken feststellen zu können, unterstützt das Prinzip des Deckungsbeitrags. Bleiben wir beim Beispiel „Ruhetag“.

Nehmen wir an, Sie können berechnen, welche Kosten Ihnen dadurch unmittelbar entstehen, weil Sie diesen Tag geöffnet halten. Im Wesentlichen sind dies in der Gastronomie die Personal(+neben)kosten sowie der Einkauf der umgesetzten Ware, Licht und weitere direkte Betriebskosten. Nehmen wir weiter an, Sie könnten auch abschätzen, welche Kosten weiterlaufen, unabhängig davon, ob Sie aufsperren oder nicht. Meist sind dies die Pacht, ein Großteil der Gebäudekosten, Versicherungen, Kapitalkosten, die allgemeine Werbung, alles Bestandteile ihrer monatlichen Gesamtkosten. Sobald aber der Tagesumsatz allein die direkt durch seine Erwirtschaftung verursachten Kosten übersteigt, leistet er auch einen Beitrag zur Deckung dieser allgemeinen Kosten, auf den Sie am Monatsende evtl. nicht verzichten können. Insoweit kann also auch der vielleicht unterdurchschnittliche Tagesumsatz durchaus noch einen positiven Beitrag leisten, die Gesamtkosten bedienen zu können. Umgekehrt gilt auch, dass ein negativer Deckungsbeitrag nach dieser Ermittlung ihre Bilanz weiter schmälert und an anderer Stelle ausgeglichen werden muss.

Deckungsbeiträge als Rentabilitätskriterium werden durch ihre Bewertung festgelegt

Das Prinzip des Deckungsbeitrags ist relativ simpel, die Praxis umso schwerer und deshalb wirtschaftstheoretisch umstritten. Für die meisten Gastronomen genügt es aber, die Denkweise zu verstehen und auf ihre Situation zu übertragen. Wie in allen Konzeptfragen zählt die eigene Überlegung und der Mut, sich von Betriebsblindheit frei zu machen, um Fallstricke zu umgehen. Sie müssen nicht fünf Bücher über Kostenrechnung durchackern oder ihren Steuerberater mit einer Sonderprüfung beauftragen, sondern über folgende Punkte nachdenken:

• was will ich entscheiden

  Wenn ihr Betrieb immer schon an der Kante der Rentabilität segelt, ist z.B. die Frage des Ruhetags evtl. entscheidend für das Fortbestehen. In diesem Fall sollte die Frage der direkten Kosten möglichst genau unter die Lupe genommen werden. Hier stellt sich ja auch die Frage, wie sich die Situation bei eigenem Einsatz ohne Ruhetag und Fremdpersonal zumindest übergangsweise darstellen würde. Andererseits kann ein eigener 7-Tage-Einsatz zum Kollaps führen. Diesem Risiko sollte man sich nicht aussetzen, wenn es sich nicht wenigstens wirtschaftlich lohnt.

  In einem gut gehenden Betrieb, der „nur“ über die wirtschaftliche Richtigkeit einzelner Öffnungsstunden nachdenkt, wird man dagegen die Frage der dadurch direkt verursachten Kosten eher pauschalisierend angehen. Eine ähnliche Allgemeinheit kann dagegen bei der Frage, ob aus einem brach liegenden Gebäudeteil ein Tagescafé konzipiert werden kann, bereits wieder einen Großteil des wirtschaftlichen Vorteils verspielen, wenn sie falsch entschieden wird.

• wie genau sind Kosten bewertet

  Einzelne Kostenarten wie Personal oder Warenverbrauch lassen sich ja relativ eindeutig zuordnen. Der große Teil der nicht unerheblichen Energiekosten als Beispiel dagegen nicht. Der Strom für die Raumbeleuchtung ist natürlich direkt verursacht. Die Außenwerbung würde dagegen wohl auch an Ruhetagen brennen (oder nicht?). Gefriertruhen und Kühlanlagen laufen immer, weil sonst die Ware verdirbt. Sie müssen sich zur Klärung dieser Fragen nicht für 100 € Zwischenzähler kaufen. Schätzen Sie solche Fragen einfach vernünftig ein und überlegen Sie, ob diese Schätzung ihrer Entscheidungsfrage entspricht. Meist ist der Aufwand, ihr Bauchgefühl durch korrekte Zahlen zu ersetzen höher, als der dann in Ziffern auf Papier veränderte Kostenfaktor.

  Sie müssen sich allerdings bewusst bleiben, dass es sich um eine von Ihnen bestimmte Schätzung handelt, um sich keine Luftschlösser aufzubauen. Der zur Umsatzerweiterung aufgebaute Sonderposten Salattheke oder Grill kann sich schnell als Flop erweisen, wenn er eben nicht, wie von Ihnen ursprünglich geplant, vom vorhandenen Personal mitbewirtschaftet wird, sondern ständig eine Zusatzstelle erfordert. Dies fällt Ihnen aber vielleicht erst auf, wenn dauerhaft zwei Aushilfen mehr abgerechnet werden, was immer korrekt mit Mehrarbeit begründet wird. Ein Mehrumsatz mag vorhanden sein, er deckt allerdings marginal die Personalmehrkosten.

• welches Konzept liegt der Entscheidung zugrunde

  Es geht also auch darum, welchen Anspruch Sie mit dieser Entscheidung verbinden, welche und wie viele direkte Kosten Sie ihr zuordnen wollen. Je enger die Situation ist, desto genauer werden Sie den Bleistift spitzen müssen. Je freier Sie sind, desto mehr werden Sie einem Projekt auch Entwicklungsmöglichkeiten zubilligen und direkte Kosten eher gering bewerten. Eine Außenveranstaltung auf dem örtlichen Wochenmarkt  kann sich trotz direkter Personalkosten rentieren, wenn der Werbungseffekt eintritt. Den Ausgang dieser Schätzung müssen Sie ohnehin selbst verantworten. Ein positiver Deckungsbeitrag nützt Ihnen, auch wenn er erst zu erwarten ist, ein negativer kann Sie die Existenz kosten.

  Insoweit ist diese Sichtweise ganz sicher ein richtiges Instrument, um einzelne Fragen losgelöst vom allgemeinen Betriebsgeschehen zu beurteilen. Sie gibt aber nur darauf eine schlüssige Antwort. Die Bilanz am Monatsende unter Einbeziehung sämtlicher Kosten muss insgesamt trotzdem stimmen.

Praktisches Beispiel: Wie entscheide ich jetzt den Ruhetag?

Gehen wir für ein einfaches Beispiel zur Verdeutlichung wieder vom kleinen Ein-Mann-Betrieb aus. Sie haben eingesehen, nicht dauerhaft sieben Tage die Woche arbeiten zu können. Es stellt sich also die Frage, einen Tag den Betrieb zu schließen oder ihn durch vertrauenswürdige Personale bedienen zu lassen.

Sie erwägen, am bisher umsatzschwächsten Tag einen Ruhetag einzulegen. Das Entscheidungskriterium berechnet sich dann in einem sehr vereinfachten Verfahren so:

Die Personalkosten inklusive der Lohnnebenkosten beziffern Sie auf 90 €, die direkten Betriebsnebenkosten schätzen Sie auf 10 €. Sollten Sie sich für die Öffnung am fraglichen Tag entscheiden, entstehen also durch diese Öffnung Kosten in Höhe von 100 €. Ihre Preise kalkulieren Sie mit einem Aufschlag von 300%, der Wareneinsatz liegt also bei einem Drittel, einer branchenüblichen Faustregel.

Sobald der durchschnittliche Tagesumsatz 150 € überschreitet, kann es sich lohnen, den Betrieb mittels Personalen offen zu halten, liegt er darunter, fahren Sie zusätzliche Verluste ein. 150 € decken gerade die im Umsatz enthaltenen Waren, die Sie mit einem Drittel, also 50 € kalkulieren, sowie die geschätzten direkten Kosten von 100 €. Mathematisch errechnet sich das mit

[Deckungsbeitrag] = [Umsatz] – [direkt zurechenbare Kosten],
hier also
[Deckungsbeitrag] = [Umsatz] – ([Umsatz * Wareneinsatz] + direkte Kosten)
0                 = 150      - ([150       *  0,33              ] + 100)

Die Umstellung der Formel ergibt dann für den Punkt, an dem es kritisch wird:

[Umsatz am neutralen Deckungsbeitrag] = direkte Kosten * (1 - Wareneinsatz)
Ergebnis DB = 150       = 100                    * 0,677777

oder analog bei einem Wareneinsatz von 25% (sie schlagen also das Vierfache auf die Einkaufspreise)

Ergebnis DB = 133         = 100                    * 0,75

Im Beispiel liegt also bei einem Tagesumsatz von 150 € die magische Grenze, ab der es sich lohnt, darüber nachzudenken, nicht zuzusperren. Ein durchschnittlicher Umsatz nahe an oder gar unter dieser Grenze würde für den Ruhetag sprechen, weil das Aufrechterhalten des Betriebs an diesem Tag zusätzliche Kosten verursacht, anstatt einen zumindest kleinen Beitrag zu leisten, das Gesamtbetriebsergebnis auch zu erwirtschaften.

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen können nicht alleine entscheiden

Trotzdem kann es in die Irre führen, sich alleine auf die Zahlen zu verlassen. Schon das einfache Beispiel oben ist wegen seiner Vereinfachung sehr statisch. Möglicherweise steigen die Umsätze, was zu höheren Personalkosten führt. Dies ließe sich zwar noch mathematisch einberechnen lassen. Vielleicht aber bestehen die einzigen Gäste am fraglichen Tag regelmäßig aus einem örtlichen Vereinstreffen, bei dem wenig gegessen, aber reichlich Schnaps konsumiert wird. Ihr Koch nützt die Zeit, um die Vorbereitungen für die nächste Woche abzuwickeln, auch wenn er kaum Essen verkauft. Trotzdem rechnen Sie ihn zu den Personalkosten, da er ja neben der Bedienung Betriebsbereitschaft herstellt.

Drei Faktoren können hier in die Irre führen: Die Vorbereitungszeit wäre vielleicht ohnehin nötig, um das Warenangebot für die Woche sicherzustellen oder den turnusmäßigen Putz abzuwickeln. Der durchschnittliche Wareneinsatzfaktor könnte unangemessen sein, da die getränkeorientierte Verkaufsstruktur an diesem Tag einen besonderen, deutlich günstigeren Wareneinsatz ermöglichen kann. Der Verein kann in seiner Gesamtstruktur einen wichtigen Kundenfaktor darstellen, der sich auch auf andere Tage auswirkt. Ein Rauswurf via Ruhetag könnte hier böses Blut und deutliche Folgeschäden produzieren. Viertens wurden Alternativen nicht geprüft wie z.B. den Verzicht auf Küchenöffnung an diesem Tag mit entsprechender Ersparnis.

Das Beispiel soll nur nochmals verdeutlichen, dass wirtschaftliche Kennzahlen letztlich von der Genauigkeit und Qualität ihrer persönlichen Beurteilung des zugrunde liegenden Sachverhalts abhängen. Sie können also nur Hilfsmittel für ihre betriebliche Entscheidung sein, keinesfalls ihr Auslöser.

Darüber hinaus können sie weitere, dennoch betriebswichtige Größenordnungen nicht erfassen, wie Ihre eigene Leistungsfähigkeit. Gerade Kleinunternehmer überschätzen dies gerne unter dem Druck, positive Zahlen erwirtschaften zu müssen. Dabei geht es nicht nur um das eingangs erwähnte Erleben der eigenen Rente oder ein ausgeglichenes Familienleben. Unternehmer ohne Auszeit nehmen keine äußeren Einflüsse mehr wahr, sei es den eigenen Betrieb betreffend, aber auch lokale Veränderungen des Umfelds oder Branchentrends. Sie neigen zu Betriebsblindheit, kreativer Input an Ideen für das eigene Konzept und dessen Weiterentwicklung fällt aus oder wird abgelehnt. Gut gemeinte Vorschläge von Seiten der Mitarbeiter oder Gästen werden zunehmend als Angriff aufgefasst, die eigene Arbeitsleistung als unterbewertet angesehen und in der Folge jeder Vorschlag als Tiefschlag gegen die eigene Person eingeordnet.

Sollten Sie sich auch nur in Teilen in diesem Bild wieder finden können, ist eine Ruhetagsdiskussion für Sie in jedem Fall angezeigt, ganz egal wie ihre Zahlen aussehen. Aus der Krise findet man eher durch Kreativität denn durch Abstreichen von Kostenstellen. Sollte der Ruhetag alleine für ihre Kreativität nicht ausreichen oder Sie weitere Fragen zum Thema seiner Ermittlung haben, empfehle ich Ihnen mein allgemeines Beratungsangebot in seiner ziemlich fairen und erschwinglichen Grundausstattung.

Weiterführende Gedanken  zum Thema Kalkulationsgrundlagen finden Sie jetzt auch in diesem Blog, dort auch die Weiterführung in diesem Themenkreis.

Tags: deckungsbeitrag, öffnungszeit, ruhetag

This entry was posted on Mittwoch, Dezember 1st, 2010 at 05:39 and is filed under Gastronomie-Probleme und Antworten, Organisation und Verwaltung. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. You can leave a response, or trackback from your own site.